使用考勤機(打卡鐘)這個制度是19世紀中後期開始才有的產物，這是因應當時工業化之後，需要管理人事所延伸出來的產品，這一百多年來打卡鐘記錄資料的演化也經歷了一些改變，從剛開始採用的金屬卡片，變成我們較為熟悉的紙張機械電子打卡記錄，到後來才演變到採用磁卡感應與更現代化的指紋、虹膜等生物辨識等等，甚至是直接使用手機APP網路打卡，然後在電腦系統上自動生成記錄。
如果是中小企業的公司，員工人數在10-30位上下，相信不少雇主會考量到預算與是否真的適用的問題，大多數人應該都會選擇紙卡的電子打卡鐘，或是磁卡感應的方式來節省成本，但在2021年的今天，尤其是新冠肺炎爆發疫情後的現在，選用這樣的打卡方式真的能為公司節省成本或是帶來效益嗎?是否有更能因應現今狀況的解決模式呢?今天我們就來分析看看使用打卡鐘、磁卡感應與最新趨勢的APP打卡模式各有什麼優缺點:
[紙卡電子打卡鐘]
首先，紙卡電子打卡鐘最為人眾所周知的，就是它的機器價格便宜，而且因為一台實體機器擺著，也就讓人明顯有在上班工作的感覺，適合營造出上班氛圍；但實體的打卡鐘在現今其實也隱含了不少缺點，例如它的體積龐大，不容易移動位置，每個月需要換一張硬式紙質卡片很不環保，而紙張與墨水等耗材在長期下來更是一筆不小的成本，機器久了也會磨損，停電更是會有時間錯亂的情況發生，而且每個員工的卡片都放在卡鐘旁邊，也出現了不少代打卡情形，這些狀況都是在使用打卡鐘的情況下無法避免的情形。
[磁卡感應]
磁卡感應與紙卡電子打卡鐘一樣擁有實體感，而且操作起來更加的方便，尤其是在疫情下，將磁卡對著機器感應就能打卡，少了與公共物品的接觸，相對比較衛生，而且感應後的資料可以直接上傳資料庫或系統，少了整理卡片的麻煩，的確方便多了；但缺點就是隨身必須要記得攜帶磁卡，否則就無法打卡，而且磁卡和其它的悠遊卡、信用卡、手機放在一起容易消磁，容易造成刷卡失敗。另外磁卡的費用又比紙質的卡片高，也是一項必要成本。更進一步來說，雖然有系統存取資料，但無法分析較詳細的資訊，所要設定的項目也更為複雜，若沒有專業人員幫忙，恐怕要上手需要一段不短的時間。
[線上APP]
而線上打卡功能的APP可說是集合了多項優點於一身，因為手機就是打卡機，所以不需要購買打卡鐘的機器成本，更不需要卡鐘所衍生出來的耗材。打卡時直接用手機就可以完成作業，不需要讓手再多接觸實體機器。另外系統可以直接記錄打卡資料，亦可結合排班、請假、薪資結算等功能來運用，其勞檢資料可以自行雲端或電腦儲存，也可以列印出來，比起卡鐘的紙質卡片較為節省空間。還可以設定不同地點的打卡，採用GPS或是Wifi的打卡方式，出差或是業務人員報備位置都更加靈活與彈性，最重要的是可以節省HR人員每月核對卡片的時間至少50%以上，對於時間就是金錢的現代來說，無異是一項不可多得的好工具，唯一的缺點就是要隨身帶著手機，但至少不像磁卡會有消磁的問題，然而在2021年的今天，手機已經變成每個人無法離身的一項工具，忘記帶手機比起忘記帶其他東西的機率還要低，相對來說還是方便許多。
APP打卡的成本比較高?
傳統的卡鐘雖然機器設備購買便宜，但後續的耗材長時間累積下來也是一筆費用，而且機器長期下來的磨損更是一種隱藏成本。其實好的APP系統每個月大約一百多元就可以負擔中小型企業的所有員工費用，以Ducky人資系統來說，甚至不只有打卡出勤的功能，連排班、請假、結算薪資都包括在這些費用之內，以往光核對出勤卡就需要半天，還不算結算勞健保、勞退與所得稅的事項，現在有了系統的幫忙，這些繁複的工作都可以輕輕鬆鬆快速完成，而且系統還能幫忙比對是否合乎勞基法規標準，每次法規有異動即會自動更新軟體，讓雇主可以更加放心、安全的衝刺事業。所以真正好的APP打卡系統不僅成本不高，還能幫雇主節省更多時間成本，及看不見的隱形成本，在現今大環境下，無疑是公司的最佳選擇。
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